Erstellen von Rechnungen mit ausgewiesener Steuer

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Rechnungen mit ausgewiesener Steuer sind Finanzdokumente betreffend die Bestellungen in Ihrem Shop. Sie können sie in Ihrer internen Buchhaltung verwenden, dem örtlichen Finanzamt präsentieren oder an Ihre Kunden senden. In der EU und in Ländern wie Australien, Neuseeland oder Indien sind Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben, um die Steuern berechnen zu können. In anderen Ländern kann ihre Verwaltung freiwillig sein.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Rechnungen für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Berater oder an die Steuerbehörden in Ihrem Land.

In Ihrem Shop können Sie die integrierte Funktion nutzen, um Rechnungen automatisch oder manuell zu erstellen, und an Ihre Kunden zu senden. Wenn Rechnungen aktiviert sind, können Sie diese zusätzlich einrichten und die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Es ist möglich, einzelne Rechnungen auszudrucken oder herunterzuladen – oder Sie können alle Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum in großem Umfang herunterladen.

Rechnungen aktivieren

Sie können Rechnungen aktivieren, wenn Sie unsere integrierte Funktion für die Rechnungen in Ihrem Shop verwenden möchten. Diese Rechnungen haben eindeutige Nummern und sind gesetzeskonform.

Rechnungen aktivieren:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an.
  3. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen aktivieren.
  4. Richten Sie Ihre Rechnungen im Abschnitt Einstellungen nach Ihren Wünschen ein.

Sie können festlegen, wie und wann Ihre Rechnungen erstellt und versandt werden. Sie können außerdem die Standardvorlage für Steuerrechnungen und die in Ihrem Shop verwendeten Rechnungsnummern anpassen.

Für die Vorschau einer Rechnung, die in Ihrem Shop erstellt werden kann, gehen Sie zur Shop-Verwaltung unter Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung.

Sobald Sie Rechnungen für Ihren Shop aktiviert haben, wird ein spezielles Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und der Abschnitt Rechnungen auf den Seiten der einzelnen Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen angezeigt.

Rechnungen deaktivieren

Wenn Sie sich dazu entscheiden, außerhalb vom Shop ein Drittanbieter-System zur Verwaltung Ihrer Rechnungen zu verwenden oder wenn Rechnungen für Ihr Unternehmen unnötig sind, können Sie die Rechnungen für Ihren Shop deaktivieren.

Rechnungen deaktivieren:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an.
  3. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen deaktivieren.

Danach wird die Liste der Einstellungen für Rechnungen nicht mehr angezeigt. Das Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und der Abschnitt Rechnungen werden jetzt auf den Seiten der einzelnen Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen nicht mehr angezeigt.

Erstellen von Rechnungen für Bestellungen

Es gibt zwei Arten von Rechnungen in Ihrem Shop: reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe und Stornierungsrechnungen für Rückerstattungen zur Bestellung. Standardmäßig werden reguläre Rechnungen automatisch generiert und an Ihre Kunden geschickt, wenn die Bestellung aufgegeben wird. Korrekturrechnungen werden nur manuell erstellt und versandt.

Sie können die Standardeinstellungen für Ihre regulären Rechnungen ändern und festlegen, wenn diese automatisch generiert werden oder wählen Sie, diese selbst zu erstellen und an sich selbst zu senden.

Unabhängig von den Einstellungen können beide Rechnungsarten immer manuell von Ihrer Shop-Verwaltung aus erstellt werden.

Erstellen einer Rechnung für eine Bestellung:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Shop-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Steuerrechnungen verwalten, klicken Sie dann auf Rechnung erstellen (oder klicken Sie auf den Link Rechnung erstellen im Abschnitt Rechnungen. Dieser Link ist nur verfügbar, wenn keine Rechnungen für diese Bestellung erstellt wurden).
  4. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Regulär (Verkauf) oder Stornierung (Erstattung).
  5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen.

Sie können jederzeit eine beliebige Anzahl von Rechnungen für jede Bestellung erstellen.

Alle Rechnungen, die für eine bestimmte Bestellung erstellt wurden (einschließlich der automatisch generierten), sind im Abschnitt Rechnungen der Seite dieser Bestellung verfügbar. Sie können die Rechnung ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie Ihren Kunden per E-Mail oder auf andere Weise zuzusenden. Rechnungen können bei Bedarf jederzeit gelöscht werden.

Sie können auch reguläre Rechnungen erstellen, wenn Sie in Verkäufe → Bestell-Editor eine Bestellung manuell aufgeben. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen Rechnung bei Bestellungsaufgabe erstellen an.

Automatische Erstellung der regulären Rechnungen

Reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe können automatisch erstellt werden, wenn die Bestellung aufgegeben (dies ist die Standardoption), bezahlt oder versandt wird. Optional können Sie diese Rechnungen an Ihre E-Mails für die Bestellbestätigung anhängen.

Einrichtung einer automatischen Erstellung von regulären Rechnungen:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
  4. Wählen Sie im geöffneten Menü die für Sie passende Option aus: Automatische Erstellung bei Aufgabe der Bestellung, Automatische Erstellung bei Bezahlung der Bestellung oder Automatische Erstellung bei Versand der Bestellung.
  5. (optional) Wählen Sie Aktiviert im Abschnitt Rechnungen an Bestellbestätigungs-E-Mail anhängen, damit die erstellten Rechnungen automatisch an Ihre Kunden gesendet werden.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Das war’s!

Jetzt werden alle regulären Rechnungen für die Bestellungen in Ihrem Shop automatisch generiert. Falls Sie Rechnungen an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, werden die Rechnungen automatisch an Ihre Kunden versandt. Falls Sie Rechnungen nicht an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, müssen Sie die Rechnungen den Kunden selbst zusenden.

Sobald die Rechnung für diese Bestellung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser bestimmten Bestellung in Verkäufe → Bestellungen angezeigt.

Sie können zusätzliche Rechnungen jederzeit manuell erstellen – wenn Sie sie benötigen – in Verkäufe → Bestellungen.

Manuelles Erstellen der regulären Rechnungen

Sie können die automatische Erstellung Ihrer regulären Rechnungen deaktivieren und Rechnungen für die Bestellungen in Ihrem Shop nur manuell erstellen.

Aktivierung einer manuellen Erstellung von regulären Rechnungen:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
  4. Wählen Sie im geöffneten Menü Ich erstelle Rechnungen manuell.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Das war’s!

Jetzt werden alle Rechnungen in Ihrem Shop nur manuell erstellt. Sie können auf den Seiten der einzelnen Bestellungen in Ihrer Shop-Verwaltung für die existierenden Bestellungen reguläre Rechnungen erstellen.

Stornierungsrechnungen erstellen

Einmal erstellt, können reguläre Rechnungen nicht weiter bearbeitet werden. Wenn Sie eine Rückerstattung für eine Bestellung vornehmen möchten, müssen Sie manuell eine spezielle Stornierungsrechnung (Rückerstattung) ausstellen. Der Unterschied zwischen Stornierungsrechnungen und regulären Rechnungen besteht aus dem negativen Gesamtbetrag und der Zwischensumme. Beachten Sie, dass Stornierungsrechnungen ihre eigenen, eindeutigen Nummern haben, die nicht der Nummer der regulären Rechnung für die Bestellung entsprechen.

Stornorechnungen werden für alle Produkte in Ihrer Bestellung erstellt. Wenn Sie eine teilweise Rückerstattung vornehmen oder einen Fehler in Ihrer Rechnung korrigieren möchten, können Sie manuell außerhalb vom Shop eine spezielle Korrekturrechnung ausstellen.

So wird eine Stornierungsrechnung erstellt:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Shop-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie die Rückerstattung vornehmen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen.
  4. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Stornierung (Erstattung).
  5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen.

Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser Bestellung angezeigt. Sie können die Rechnung bei Bedarf ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie Ihren Kunden per E-Mail oder auf andere Weise zuzusenden. Stornierungsrechnungen werden nach der Erstellung nicht automatisch an Ihre Kunden gesendet.

Korrekturrechnungen ausstellen

Wenn es einen Fehler in Ihrer Steuerrechnung gibt oder sie aktualisiert werden muss, können Sie eine spezielle Korrekturrechnung erstellen. Korrekturrechnungen werden außerhalb der Shop-Verwaltung manuell ausgestellt. Sie können dafür ein Drittanbieter-System verwenden oder basierend auf unserer Vorlage eine Rechnung erstellen (füllen Sie sie gemäß Ihrer regulären Rechnungsvorlage aus und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor).

Wenn Sie eine vollständige Rückerstattung vornehmen möchten, verwenden Sie bitte Stornierungsrechnungen.

Senden von Rechnungen an Ihre Kunden

Falls Sie Ihre automatisch generierten Rechnungen an die E-Mail für die Bestellbestätigung anhängen möchten, dann werden die regulären Rechnungen automatisch an Ihre Kunden versandt. Wenn Sie die automatisch generierten Rechnungen nicht an die E-Mails zur Bestellbestätigung anhängen möchten oder Sie Ihre regulären Rechnungen manuell erstellen, müssen Sie die Rechnungen den Kunden selbst zusenden. Sie müssen sich aber auch selbst die Stornierungsrechnungen für Ihre Bestellungen zusenden.

Sie haben auf der Seite dieser Bestellung in Ihrer Shop-Verwaltung auf alle Rechnungen Zugriff, die bereits für eine einzelne Bestellung erstellt wurden.

Zugriff auf Rechnungen für eine Bestellung:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Shop-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung.
  3. Siehe Abschnitt Rechnungen.

Sie können Ihre Rechnungen ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie Ihren Kunden per E-Mail oder auf andere geeignete Weise zuzusenden.

Sie können auch reguläre Rechnungen suchen, die an die an Sie eingegangenen E-Mail-Benachrichtigungen für Neue Bestellung aufgegeben angehängt sind (wenn Sie sie in Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert haben und wenn Ihre Rechnungen automatisch erstellt werden).

Bei Bedarf können auch alle Rechnungen eines bestimmten Zeitraums als Paket heruntergeladen werden.

Rechnungen in großen Mengen herunterladen

Sie können ein Archiv mit allen Rechnungen anfordern, die für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Shop verfügbar sind (um sie beispielsweise bei Bedarf dem Finanzamt in Ihrem Land zu präsentieren).

Anforderung von Rechnungen zum Herunterladen in großen Mengen:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten auf der Seite zum Abschnitt Alle Rechnungen auf einmal abrufen und klicken Sie darauf.
  3. Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Ihre Rechnungen herunterladen möchten.
  4. Klicken Sie auf Steuerrechnungen abrufen.

Danach erhalten Sie eine Nachricht unter der E-Mail-Adresse, die Sie für Administratorbenachrichtigungen verwenden. Diese Nachricht enthält das Rechnungsarchiv, das im ZIP-Format zum Download zur Verfügung steht (die Rechnungen selbst liegen im PDF-Format vor). Der Link bleibt 48 Stunden lang gültig.

Löschen von Rechnungen

Falls Sie eine Rechnung für eine Bestellung versehentlich erstellt haben, kann sie gelöscht werden.

Löschen von Rechnungen:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Shop-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Rechnung löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf „…“ im Abschntt Rechnungen und klicken Sie dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie im geöffneten Pop-up auf Ja.

Die Rechnung wird dauerhaft gelöscht. Sie können bei Bedarf stattdessen eine neue erstellen.

Wenn Sie die Bestellung in Verkäufe → Bestellungen löschen, werden auch alle Rechnungen dazu gelöscht.

Möglicherweise müssen Sie Änderungen an der zukünftigen Rechnungsnummer vornehmen, wenn Sie die Nummerierung Ihrer Rechnungen ununterbrochen beibehalten möchten.

Anpassung der Rechnungsnummer

Sie können die Nummern Ihrer Rechnungen ändern, um sie an Ihren Geschäftsprozess und die Gesetzgebung Ihres Landes anzupassen (wie z. B. das Hinzufügen eines speziellen Codes im Präfix). Eine Änderung der zukünftigen Steuernummer kann auch notwendig sein, wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung gelöscht oder einige Ihrer Rechnungen außerhalb vom Shop erstellt haben.

Die Nummern der Steuerrechnungen in Ihrem Shop hängen nicht von den Bestellnummern ab und verwenden eine aufeinander folgende, aufsteigende Nummerierung. Das bedeutet, dass jede nächste Rechnungsnummer direkt der vorigen Rechnungsnummer folgt. Standardmäßig beginnt die Nummerierung mit „1“, aber Sie können die Nummern Ihrer Rechnungen personalisieren und die Nummer der zukünftigen Rechnungen auf eine positive Ganzzahl festlegen.

Dem numerischen Teil einer Rechnung kann ein beliebiger Präfix oder Suffix hinzugefügt werden. Sie können auch die Mindestanzahl von Ziffern in Ihrer Rechnung festlegen (Nullen werden am Anfang hinzugefügt, wenn die tatsächliche Nummer kleiner ist).

Bitte halten Sie die Standardeinstellungen bei, wenn Sie möchten, dass die Nummern der Steuerrechnungen in Ihrem Shop mit einer einfachen „1“ beginnen.

Einrichtung Ihrer zukünftigen Rechnungsnummer:

  1. Gehen Sie von der Shop-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den Abschnitt Künftige Rechnungsnummer.
  4. Geben Sie im geöffneten Menü einen Präfix und Suffix (falls erforderlich), die Rechnungsnummer (das ist die Nummer der nächsten Rechnung, die in Ihrem Shop erstellt wird) und die Mindestanzahl Ziffern für Ihre Rechnung ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Die Nummern der bereits ausgestellten Rechnungen bleiben unverändert.

Beispiel 1. Nehmen wir an, dass Sie die Rechnung mit der Nr. 123 irrtümlich erstellt haben. Auch wenn Sie sie sofort löschen (wie auch die Bestellung), wird die nächste Rechnungsnummer in Ihrem Shop 124 sein. Um für eine ununterbrochene Reihenfolge der Rechnungsnummern zu sorgen geben Sie „123“ als Rechnungsnummer im Abschnitt Künftige Rechnungsnummer ein. Auf diese Weise wird die nächste in Ihrem Shop erstellte Rechnungsnummer die 123 sein.

Beispiel 2. Nehmen wir an, dass Sie jedes Jahr die folgende Rechnungsnummerierung in Ihrem Shop verwenden: Jahr-Rechnungsnummer-Name Ihres Shops. Für das Jahr 2022 möchten Sie die Nummerierung zurücksetzen. Sie wissen außerdem, dass Sie in der Regel über das Jahr gesehen über 1.000 Rechnungen erstellen und wollen, dass Ihre erste Rechnung „0001“ ist. 

Auf diese Weise wird die zukünftige Rechnungsnummer „2022-0001-Shop-Name“ sein, wobei der Shop-Name der Name Ihres Shops ist.

Rechnungen anpassen

Sie können die Inhalte und Vorlage Ihrer Rechnungen auf der Seite Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung in Ihrer Shop-Verwaltung anpassen:

  • Hochladen eines Firmenlogos zur Personalisierung Ihrer Rechnung
  • Ändern Sie den Rechnungstitel, um ihn rechtlich konform zu machen
  • Fügen Sie dieSteueridentifikationsnummer hinzu
  • Geben Sie zusätzliche Informationen über Ihr Unternehmen ein (wie beispielsweise die Bankverbindung)
  • Fügen Sie der Rechnungsfußzeile weitere Details hinzu
  • Oder nehmen Sie noch umfangreichere Änderungen an der HTML-Vorlage für die Rechnung vor
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