Gestione degli ordini

Quando un cliente completa il processo di checkout, il rispettivo ordine compare nel pannello di controllo del negozio alla pagina Vendite → Ordini. Il venditore riceve inoltre una notifica via e-mail o una notifica push sul cellulare. È inoltre possibile creare ordini manualmente nel pannello di controllo del negozio per registrare gli ordini effettuati fuori dal negozio online.

La pagina Ordini permette di avere una panoramica di tutti gli ordini effettuati dai clienti nel negozio. Per ogni ordine sono disponibili i seguenti dati utili: numero ordine univoco, stato dell’ordine, nome e indirizzo e-mail del cliente, data dell’acquisto, metodo di pagamento e di spedizione, articoli acquistati, il totale dell’ordine.

Inoltre, in questa pagina è possibile gestire gli ordini: aggiornare lo stato, visualizzare i dettagli, effettuare la ricerca, filtrare gli ordini per categorie, aggiornare i dati dei clienti e i dati dell’ordine stesso, aggiungere il numero di tracciabilità e così via.

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Tenere traccia dello stato degli ordini

Per ogni ordine viene indicato lo stato del pagamento e lo stato di evasione. In base allo stato dell’ordine il venditore prende la decisione sulle azioni da intraprendere per ogni determinato ordine, ad esempio, procedere alla spedizione o effettuare un rimborso.

È possibile cambiare lo stato degli ordini in qualsiasi momento. Quando lo stato di un ordine viene aggiornato, il rispettivo cliente riceve in automatico via e-mail una notifica del nuovo stato del proprio ordine.

Il sistema utilizza le seguenti opzioni per indicare lo stato degli ordini:

Stato del pagamento

Pagato: il pagamento è stato ricevuto e le scorte di magazzino sono state aggiornate in base all’ordine (se l’opzione Controllo della disponibilità è abilitata e configurata).

In attesa del pagamento: il pagamento dell’ordine non è stato effettuato. Questo stato compare quando il cliente sceglie uno dei metodi di pagamento offline e deve essere contattato per organizzare il pagamento oppure se il pagamento online effettuato dal cliente non è andato a buon fine.

Annullato: compare quando il gateway di pagamento non autorizza la transazione o non riesce a effettuare l’addebito sulla carta del cliente, o quando l’ordine viene annullato dal venditore. Le scorte di magazzino vengono aggiornate di conseguenza (se l’opzione Controllo della disponibilità è abilitata e configurata).

Rimborsato: il pagamento è stato rimandato interamente al cliente.

Rimborsato parzialmente: una parte del pagamento è stata rimandata al cliente.

Stato di evasione

Gli ordini relativi a prodotti fisici devono essere elaborati. Gli ordini relativi a prodotti digitali e carte regalo vengono evasi automaticamente. Quando un cliente acquista un prodotto digitale o una carta regalo, riceve un’e-mail con il link per scaricare il file o con il codice della carta regalo. In tal caso, lo stato di evasione sarà Consegnato.

In attesa di elaborazione: questo stato viene visualizzato per impostazione predefinita per tutti i nuovi ordini e indica un ordine in attesa di essere evaso.

Elaborazione: l’elaborazione dell’ordine è iniziata (prelievo della merce dal magazzino e imballo), ma non è ancora completata.

Pronto per il ritiro: l’ordine è pronto e il cliente può ritirarlo presso il negozio fisico o punto di ritiro.

Spedito: l’ordine è stato spedito (spesso la spedizione è confermata da un numero di tracciabilità).

Consegnato: l’ordine è stato consegnato al cliente direttamente dal venditore o dal vettore.

Consegna annullata: questo stato si usa per indicare gli ordini che non verranno spediti. Può essere usato per gli ordini che hanno lo stato di pagamento Annullato o Rimborsato.

Restituito: indica gli ordini restituiti dai clienti.

Utilizziamo la tecnologia AMP per la visualizzazione dinamica delle informazioni più aggiornate sullo stato dei pagamenti e di evasione degli ordini direttamente nella notifica di Conferma dell’ordine che i clienti ricevono dopo avere effettuato un acquisto. In questo modo i clienti hanno la possibilità di vedere lo stato aggiornato dei propri ordini in qualsiasi momento grazie alla conferma ordine dinamica inviata via e-mail. Attualmente i contenuti dinamici sono disponibili solo per i clienti negli Stati Uniti che utilizzano Gmail. Ai clienti che utilizzano altri client di posta viene visualizzata una normale e-mail di notifica con contenuti statici.

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Ricerca e filtro degli ordini

Per impostazione predefinita, gli ordini sono ordinati dai più recenti ai più vecchi. Nel caso di un grande numero di ordini, è possibile usare la barra di ricerca che si trova sopra gli ordini per cercare ordini per nome cliente, indirizzo e-mail, indirizzo postale, numero ordine, titolo prodotto, SKU e persino note ordine.

Inoltre, gli ordini si possono filtrare per:

• Data
• Stato del pagamento
• Stato di evasione
• Metodo di pagamento
• Metodo di evasione
• Prodotti

Ad esempio, quando bisogna contattare i clienti per organizzare il pagamento prima di spedire i rispettivi ordini, può essere necessario usare il filtro per trovare tutti gli ordini non ancora pagati e in attesa di spedizione. In tal caso è possibile usare il filtro preimpostato Non pagato. Necessita di essere spedito.

Per restringere la ricerca, è possibile applicare più di un filtro contemporaneamente. Ad esempio, per vedere gli ordini non pagati di un determinato cliente, bisogna immettere il nome del cliente nel campo di ricerca e selezionare la voce In attesa del pagamento dall’elenco a discesa Stato del pagamento.

Per risparmiare tempo in futuro, è possibile salvare combinazioni di filtri. I risultati di ricerca dei filtri salvati vengono aggiornati automaticamente.

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Aggiungere note amministratore sugli ordini

I responsabili del negozio possono aggiungere note a uso interno relative agli ordini. Tali note possono essere utilizzate per annotare dettagli importanti, ad esempio, data e ora di consegna preferita. Le note possono includere anche i commenti per migliorare i processi aziendali, ad esempio, il feedback dei clienti o il motivo di un rimborso o una cancellazione.

Le note amministratore sono visibili solo allo staff, i clienti non possono visualizzarli. In seguito è possibile usare le note per effettuare la ricerca e velocizzare l’elaborazione degli ordini.

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Aggiornamento delle informazioni sui clienti e sugli ordini

Una volta effettuato un ordine, sarà possibile aggiornare tutti i dati relativi a questo ordine. Ciò può essere molto comodo nel caso di un errore nel nome o indirizzo e-mail indicati durante il checkout oppure per sostituire o aggiungere qualcosa in un ordine effettuato.

È possibile apportare le seguenti modifiche:

• aggiungere ed eliminare articoli;
• modificare i dati dei prodotti (SKU, nome, quantità e prezzo);
• modificare il nome, l’indirizzo di posta e l’indirizzo e-mail dei clienti;
• aggiungere ed eliminare sconti;
• modificare le tasse e i costi di spedizione.

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Cambiare il numero dell’ordine

Quando un cliente effettua un ordine, a quest’ultimo viene assegnato un numero ID univoco. Tale numero è specifico dell’ordine e non viene mai assegnato nuovamente. Per impostazione predefinita, il primo ordine ha l’ID ordine 1. Se necessario, il numero iniziale degli ordini può essere cambiato per integrarli nel sistema contabile, nel caso di migrazione del negozio o per qualsiasi altro motivo.

Per impostare il numero iniziale per gli ordini:

1. Dal pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Generali → Carrello e checkout.
2. Scorrere verso il basso fino all’opzione ID ordine, quindi fare clic su Modifica.
3. Specificare il numero da usare come ID del prossimo ordine. Nota: è possibile impostare un ID maggiore rispetto a quelli esistenti. Per impostare un ID minore o resettarlo a zero, contattare il nostro servizio di supporto.

In alcuni casi può essere necessario aggiungere un prefisso o una estensione all’ID degli ordini. Tali elementi rimangono sempre gli stessi per tutti gli ordini. Ad esempio, l’ID NomeNegozio-1006-2018 include il nome del negozio come prefisso (NomeNegozio) e l’anno come estensione (2018).

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Abilitare le notifiche push

L’app mobile può essere utilizzata per abilitare le notifiche push da ricevere sul proprio cellulare non appena viene effettuato un nuovo ordine.

Per abilitare le notifiche push con l’app iOS:

1. Aprire l’app mobile, toccare Negozio e quindi Impostazioni.
2. Nelle impostazioni dell’app, toccare Notifiche.
3. Nella sezione Nuovo ordine, impostare l’interruttore Nuovo ordine piazzato su On.
4. Accertarsi che l’invio di notifiche sia abilitato nelle impostazioni del dispositivo.

Per abilitare le notifiche push con l’app Android:

1. Aprire l’app mobile, toccare Negozio.
2. Nelle impostazioni dell’app, toccare Notifiche.
3. Nella sezione Nuovo ordine, impostare l’interruttore Nuovo ordine piazzato su On.
4. Accertarsi che l’invio di notifiche sia abilitato nelle impostazioni del dispositivo.

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Stampa degli ordini

A volte può essere necessario avere una copia stampata di un ordine, per allegarla alla propria documentazione o spedire al cliente insieme all’acquisto.

Per stampare la fattura di un ordine:

1. Dal pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
2. Selezionare l’ordine da stampare.
3. Fare clic su Stampa fattura.
4. Nella finestra delle opzioni di stampa selezionare la stampante e premere Stampa.

Per stampare le fatture di alcuni ordini contemporaneamente:

1. Dal pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
2. Selezionare gli ordini da stampare.
3. Premere Aggiornamento di massa → Stampa selezionato.

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Esportazione degli ordini

Per stendere un report sulle vendite, analizzare gli ordini o semplicemente inviare l’elenco degli ordini ai propri responsabili, è possibile esportare i dati degli ordini con pochi semplici passi:

1. Dal pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
2. Scorrere verso il basso fino al blocco Esporta ordini.
3. Per esportare tutti gli ordini, fare clic su Esporta tutto.
4. Per esportare solo determinati ordini, selezionare gli ordini necessari, quindi premere Esporta selezionati.
5. Comparirà una finestra popup con le opzioni di esportazione.
6. Selezionare il delimitatore.
7. Selezionare le colonne da esportare. Per impostazione predefinita, sono selezionate tutte le colonne.
8. Premere Scarica file CSV.
9. Il file scaricato può essere visualizzato con qualsiasi foglio elettronico.

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Eliminazione degli ordini

Oltre che cancellare o rimborsare ordini, è possibile eliminarli in modo permanente. Ad esempio, può essere necessario eliminare gli ordini di prova, ma mantenere, ai fini fiscali, gli ordini reali effettuati dai clienti.

Nel caso un cliente abbia fatto un acquisto per errore, è meglio annullare il rispettivo ordine e assicurarsi di avere fatto correttamente il rimborso attraverso l’account venditore presso il sistema di pagamento utilizzato.

Per eliminare un ordine tramite desktop:

1. Dal pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
2. Selezionare gli ordini da eliminare.
3. Fare clic su Aggiornamento di massa (questo pulsante compare dopo avere selezionato almeno un ordine), quindi fare clic su Elimina selezionati.
4. Comparirà una finestra popup nella quale confermare di voler eliminare l’ordine cliccando su Elimina.

Per eliminare un ordine tramite l’app iOS:

1. Aprire l’app mobile e andare a Ordini.
2. Cliccare sull’ordine da eliminare.
3. Premere il pulsante Modifica in alto a destra.
4. Scorrere verso il basso e premere Elimina ordine.
5. Comparirà un popup nel quale confermare di voler eliminare l’ordine cliccando su Elimina.

Per eliminare un ordine tramite l’app Android:

1. Aprire l’app mobile e andare a Ordini.
2. Cliccare sull’ordine da eliminare.
3. Nell’angolo in alto a destra, fare clic sull’icona a forma di matita.
4. Scorrere verso il basso e fare clic su Elimina ordine.
5. Comparirà un popup nel quale confermare di voler eliminare l’ordine cliccando su Elimina.

Gli ordini selezionati verranno rimossi in modo permanente dal pannello di controllo del negozio e i rispettivi numeri ordine non verranno riutilizzati. Ad esempio, eliminando l’ordine n. 3, nel pannello di controllo del negozio verranno visualizzati gli ordini 1, 2, 4, 5, ecc. Ulteriori informazioni sulla numerazione degli ordini.