Guida all’elaborazione degli ordini
Quando un cliente effettua un acquisto nel negozio online, l’ordine appare sul pannello di controllo → Vendite → Ordini e il venditore riceve una notifica vie e-mail o un messaggio push sul cellulare.
Tutti gli ordini si possono visualizzare e gestire nella pagina Ordini. Fornisce l’accesso a tutte le informazioni su ogni ordine, quali informazioni relative al pagamento e alla spedizione, articoli ordinati, nome del cliente, informazioni di contatto e indirizzo di fatturazione. In questa pagina è inoltre possibile usare le funzionalità di ricerca e di filtro degli ordini, ad esempio, trovare tutti gli ordini pagati via PayPal, oppure tutti gli ordini effettuati nel mese di marzo, oppure gli ordini in attesa di elaborazione.
Gli ordini relativi a prodotti digitali e carte regalo vengono evasi automaticamente. Quando un cliente acquista un prodotto digitale o una carta regalo, riceve un’e-mail con il link per scaricare il file o con il codice della carta regalo.
Quando si ordina un prodotto fisico, il venditore deve evadere l’ordine. I passaggi principali per farlo sono i seguenti:
| Stato dell’ordine | Cosa deve fare il venditore |
| 1. L’ordine è stato effettuato. | Ricontrollare l’ordine. |
| 2. L’ordine è stato pagato. | Evadere l’ordine. |
| 3. L’ordine è stato spedito. | Aggiungere il numero di tracciabilità (facoltativo). |
Cosa succede quando arriva un nuovo ordine
Quando viene effettuato un ordine online:
- Il venditore riceve una notifica del nuovo ordine via e-mail. L’e-mail arriverà dall’indirizzo no-reply@shopsettings.com e avrà come oggetto la dicitura “[Nome negozio], nuovo ordine #X”.
- Il venditore riceve una notifica push sul cellulare.
- Non appena il cliente effettua un ordine, quest’ultimo appare nella pagina Ordini.
- Il cliente riceve un’e-mail di conferma dell’ordine.
Revisione degli ordini
Per ricontrollare gli ordini, andare alla pagina Ordini nel pannello di controllo del negozio e aprire l’ordine desiderato per vedere tutti i dettagli.
I dettagli degli ordini includono:
- Numero dell’ordine
- Data e ora in cui è stato effettuato l’ordine
- Stato del pagamento e della spedizione
- Note dell’amministratore
- Articoli
- Quantità
- E-mail cliente
- Metodo di spedizione
- Dettagli di pagamento
- Indirizzo di spedizione
- Commenti del cliente
- Costi di spedizione
- Costo di gestione
- Tasse
- Sconto
- Subtotale
- Totale ordine
Prima di iniziare a elaborare un nuovo ordine, consigliamo di accertarsi che il relativo pagamento sia stato ricevuto.
Lo stato Pagato indica che il cliente ha scelto un metodo di pagamento online e il rispettivo provider di servizi di pagamento terzi ha elaborato il pagamento con successo. Congratulazioni: il pagamento è stato ricevuto! Ora è possibile preparare e spedire l’ordine all’acquirente.
Lo stato In attesa del pagamento si visualizza nei seguenti casi:
- Il cliente ha scelto un metodo di pagamento offline e deve essere contattato per organizzare il pagamento.
- Il pagamento online effettuato dal cliente non è andato a buon fine. Per visualizzare un riepilogo completo del pagamento e vedere il motivo per cui non sia andato a buon fine, aprire la pagina dei dettagli del rispettivo ordine e andare alla sezione Pagamento.
Una volta ricevuto il pagamento e tutti i dati del cliente necessari per evadere l’ordine, è possibile cambiare lo stato dell’ordine in Elaborazione e iniziare a elaborare l’ordine.
Evasione degli ordini
L’elaborazione di un ordine fisico consiste nel preparare, imballare e consegnare la merce ordinata al cliente.
- prelievo dal magazzino e imballo
- preparazione alla spedizione ed etichettatura
- spedizione del plico con corriere di trasporto
Una volta completata l’operazione di imballo in modo da garantire una consegna sicura al cliente, si procede alla spedizione:
- Compilare l’etichetta di spedizione per non perdere tempo all’ufficio postale. La maggior parte di tali applicazioni sono a pagamento, alcune offrono un periodo di prova gratuita.
- Andare alla ditta di trasporto scelta per le proprie spedizioni, ad esempio, corriere UPS, e spedire il plico.
- Nel pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini e aprire il rispettivo ordine.
- Cambiare lo stato di evasione dell’ordine in Spedito in modo da informare il cliente dell’avvenuta spedizione.
- Facoltativo: se il corriere fornisce il servizio di tracciamento, sarà possibile inserire il numero di tracciabilità. A questo punto al cliente verrà inviata un’e-mail con il numero di tracciabilità.
Per concludere, la pagina Ordini non ha il pulsante “Salva”. Di conseguenza, non appena lo stato di un ordine viene impostato a Spedito, il rispettivo cliente riceverà in automatico via e-mail una notifica dell’avvenuta spedizione. Bisogna stare attenti a non contrassegnare come spediti gli ordini non ancora spediti, per non dare informazioni sbagliare ai clienti.