Leitfaden zur Bestellabwicklung
Wenn ein Kunde in Ihrem Online-Shop einkauft, erscheint die Bestellung in Ihrer Shop-Verwaltung unter Meine Verkäufe → Bestellungen und Sie erhalten eine Mitteilungs-E-Mail oder eine Push-Mitteilung auf Ihrem Mobilgerät.
Auf der Seite „Bestellungen“ können Sie alle Ihre Bestellungen einsehen und verwalten. Sie haben Zugriff auf sämtliche Bestelldetails wie Zahlungs- und Versandinformationen, bestellte Artikel, den Kundennamen, Kontaktinformationen und die Rechnungsadresse. Sie können darüber hinaus nach Bestellungen suchen oder diese nach verschiedenen Kategorien filtern und so z. B. alle Bestellungen ausfindig machen, die per PayPal bezahlt wurden, im März aufgegeben wurden oder noch auf die Bearbeitung warten.
Bestellungen für digitale Produkte oder Geschenkkarten werden automatisch erfüllt. Wenn ein Kunde ein digitales Produkt/eine Geschenkkarte kauft, erhält er per E-Mail einen Link zum Herunterladen der Datei/einen Geschenkkartencode.
Wenn eine Bestellung für physische Produkte aufgegeben wird, müssen Sie diese selbst erfüllen. Nachfolgend die grundlegenden Schritte, die Sie durchlaufen müssen:
| Bestellstatus | Was Sie tun müssen |
| Bestellung wurde aufgegeben. | Überprüfen Sie die Bestellung. |
| Bestellung wurde bezahlt. | Erfüllen Sie die Bestellung. |
| Bestellung wurde versandt. | Fügen Sie die Trackingnummer hinzu (dies ist optional). |
Anzeichen dafür, dass Sie eine neue Bestellung haben
Folgendes passiert, wenn Sie eine neue Online-Bestellung erhalten:
- Sie erhalten per E-Mail eine Mitteilung über die neue Bestellung. Die E-Mail stammt von no-reply@shopsettings.com und hat den Betreff „[Name Ihres Shops], neue Bestellung #X“.
- Sie erhalten eine Push-Mitteilung über die neue Bestellung auf Ihrem Mobilgerät.
- Auf der Seite „Bestellungen“ wird die neue Bestellung angezeigt, sobald Ihr Kunde sie aufgegeben hat.
- Der Kunde erhält eine Bestellbestätigung per E-Mail.
Überprüfung von Bestellungen
Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Bestellungen zu überprüfen: Rufen Sie ausgehend von Ihrer Shop-Verwaltung die Seite „Bestellungen“ auf und öffnen Sie die Bestellung, um deren Einzelheiten anzuzeigen.
In den Bestelldetails sehen Sie folgende Informationen:
- Bestell-#
- Datum und Uhrzeit der Bestellung
- Zahlungs- und Versandstatus
- Administrative Anmerkungen zur Bestellung
- Artikel
- Mengen
- E-Mail-Adresse des Kunden
- Versandart
- Zahlungsdetails
- Lieferadresse
- Anmerkungen zur Bestellung seitens des Kunden
- Versandkosten
- Bearbeitungsgebühr
- Steuer
- Rabatt
- Zwischensumme
- Gesamtsumme der Bestellung
Bevor Sie mit der Bearbeitung einer neuen Bestellung beginnen, legen wir Ihnen nahe, zu prüfen, ob Sie die Zahlung für diese erhalten haben.
Der Bestellstatus Bezahlt bedeutet, dass Ihr Kunde eine Online-Zahlungsoption ausgewählt und der entsprechende Drittanbieter die Zahlung erfolgreich verarbeitet hat. Glückwunsch: Sie wurden soeben bezahlt! Jetzt können Sie die Bestellung vorbereiten und an den Käufer verschicken.
Der Bestellstatus Bezahlung ausstehend hat zwei verschiedene Bedeutungen:
- Ihr Kunde hat sich für eine Offline-Zahlungsart entschieden und Sie müssen sich mit ihm in Verbindung setzen, um die Zahlung zu vereinbaren.
- Die Online-Zahlung Ihres Kunden wurde nicht verarbeitet. Öffnen Sie die Seite mit den Bestelldetails und gehen Sie zum Abschnitt Zahlung, um die detaillierte Zahlungszusammenfassung und den Grund für die fehlgeschlagene Zahlung einzusehen.
Nachdem Sie die Zahlung vom Kunden erhalten haben und Sie über alle notwendigen Einzelheiten verfügen, können Sie den Bestellstatus auf In Bearbeitung ändern und mit der Erfüllung der Bestellung beginnen.
Erfüllung von Bestellungen
Wenn Sie bereit sind, eine physische Bestellung zu verschicken, müssen Sie die entsprechenden Artikel vorbereiten, verpacken und an Ihren Kunden liefern.
- Kommissionierung und Verpackung von Produkten
- Erstellung des Versandetiketts für die Bestellung
- Versand des Pakets durch einen Versandanbieter
Nachdem Sie die Produkte sorgfältig verpackt und damit sichergestellt haben, dass das Paket unversehrt bei Ihrem Kunden ankommt, können Sie den Versand organisieren:
- Füllen Sie das Versandetikett aus, um Zeit in der Postfiliale zu sparen. Diese Apps sind kostenpflichtig, einige von ihnen können jedoch kostenlos getestet werden.
- Suchen Sie ein Versandunternehmen wie etwa USPS auf, mit dem Sie die Bestellung verschicken möchten, und geben Sie das Paket auf.
- Rufen Sie ausgehend von der Shop-Verwaltung „Meine Verkäufe“ → „Bestellungen“ auf und öffnen Sie die Bestellung.
- Ändern Sie den Erfüllungsstatus der Bestellung auf Versandt, um Ihrem Kunden mitzuteilen, dass die Bestellung unterwegs ist.
- Optional: Falls Sie Zustelldienste nutzen, die Tracking anbieten, können Sie die Trackingnummer eingeben. Ihr Kunde erhält anschließend eine E-Mail mit ebendieser.
Abschließend sei anzumerken, dass es auf der Seite „Bestellungen“ keine Schaltfläche „Speichern“ gibt. Bedenken Sie also, dass der Kunde automatisch eine Versandmitteilung per E-Mail erhält, wenn Sie Ihre Bestellung als „Versandt“ markieren. Achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich eine Bestellung als versandt markieren, die sich noch nicht auf dem Weg zum Kunden befindet – Sie möchten diesem schließlich keine falschen Informationen übermitteln.